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1.做個(gè)日常的出、入庫、維修的臺(tái)賬即流水賬2.有條件的話，建立，電腦記賬平臺(tái)。充分利用EXCEL表格，也很方便，且成本低3.做到手工帳（流水賬，臺(tái)賬）與電腦賬一致。

商品購入入庫管理的過程是，當(dāng)購入商品到貨后，負(fù)責(zé)采購工作的人員首先填寫入庫單，然后與倉庫保管員一起對購入商品進(jìn)行檢驗(yàn)。一是檢查商品的質(zhì)量及外表是否合格；二是核對這些待入庫的商品實(shí)物數(shù)量是否與入庫單上的數(shù)據(jù)相符；三是確定這些商品是否為首次購入的新商品，若是新商品，則在庫存臺(tái)帳中建立此商品的新賬頁，同時(shí)要在該商品的新賬中填寫該商品的商品號(hào)、商品名稱、購入單價(jià)和售出單價(jià)；三是共同核對入庫單上的商品代碼是否正確無誤。經(jīng)過全面檢驗(yàn)，合格的商品要入庫歸位，同時(shí)還要根據(jù)入庫單上的數(shù)據(jù)登記商品購入流水賬。對于經(jīng)過全面檢查，認(rèn)定為不合格的商品連同不合格的購入入庫單交由采購人員處理。商品銷售出庫管理的過程是，每當(dāng)發(fā)生一筆銷售業(yè)務(wù)，銷售人員就填寫相應(yīng)商品的出庫單，倉庫保管員據(jù)此付貨，同時(shí)登記商品銷售流水帳。平均看來，該商店每天要發(fā)生二十多筆購入入庫業(yè)務(wù)，而商品的銷售業(yè)務(wù)每天多達(dá)近百筆。值得注意的是，在同一天內(nèi)，同一種商品可能發(fā)生多筆購入、售出業(yè)務(wù)。按照管理規(guī)章制度的要求，每天下班之前，統(tǒng)計(jì)分析人員還要根據(jù)商品購入流水帳和商品銷售流水帳，按商品編號(hào)分別累計(jì)匯總出各種商品當(dāng)日累計(jì)購入入庫量、累計(jì)銷售出庫量和實(shí)際庫存結(jié)余量等數(shù)據(jù)，并把這些累計(jì)匯總后的數(shù)據(jù)正確填入庫存臺(tái)帳中。3　該系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)輸出和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)調(diào)查經(jīng)對庫存管理業(yè)務(wù)流程的調(diào)查分析，該系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)輸入單據(jù)為商品購入入庫單和商品銷售出庫單，其格式如下：表1.1　　　　　　　　　　商品購入入庫單格式日期入庫單編號(hào)商品號(hào)商品名稱購入單價(jià)（元）購入數(shù)量（件）備注 表1.2　　　　　　　　　　商品銷售出庫單格式日期出庫單編號(hào)商品號(hào)商品名稱售出單價(jià)（元）購入數(shù)量（件）備注 該系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)為商品庫存臺(tái)帳，同時(shí)輔以商品購入流水帳和商品銷售流水帳，其格式如下：表1.3　　　　　　　　　　商品庫存臺(tái)帳賬頁格式商品代碼　　　　　　　　　　　　　購入單價(jià)　　　　　　　　商品名稱　　　　　　　　售出單價(jià)　　　　　 日期累計(jì)購入數(shù)量（本月）累計(jì)售出數(shù)量（本月）庫存數(shù)量
表1.4　　　　　　　　　　商品購入流水帳賬頁格式商品代碼　　　　　　　　　　　商品名稱　　　　　　　　　　購入單價(jià)　　　　　日期入庫單編號(hào)購入數(shù)量備注 表1.5　　　　　　　　　　商品銷售流水帳賬頁格式商品代碼　　　　　　　　　　　商品名稱　　　　　　　　　　售出單價(jià)　　　　　日期出庫單編號(hào)銷售數(shù)量備注 該系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)輸出為商品進(jìn)銷存月報(bào)表，每月月末產(chǎn)生一次，制作這份報(bào)表的主要依據(jù)是商品庫存臺(tái)帳，輔以商品購入流水帳和商品銷售流水帳。商品庫存月報(bào)表的主要欄項(xiàng)及各欄項(xiàng)之間的關(guān)系如表1.6所示。表1.6　　　　　　××××年××月商品進(jìn)銷存月報(bào)表商品號(hào)商品名稱購入單價(jià)本期累計(jì)購入數(shù)量本期累計(jì)購入金額售出單價(jià)本期累計(jì)售出數(shù)量本期累計(jì)銷售金額本期盈利額庫存結(jié)余量庫存資金額備注⑴⑵⑶⑷⑸⑹⑺⑻⑼⑽⑾⑿ 其中⑸＝⑶×⑷；?、蹋舰省立?；?、停舰蹋桑弧、希舰恰立?。經(jīng)營副經(jīng)理4　該系統(tǒng)中的組織機(jī)構(gòu)圖和管理職能圖
圖1　庫存管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置圖商品庫存管理出入庫管理統(tǒng)計(jì)分析入庫管理出庫管理生成月報(bào)表庫存臺(tái)帳管理出庫管理
圖2　庫存管理職能圖在實(shí)際管理活動(dòng)中，各種各樣的查詢請求隨時(shí)都可能發(fā)生，如：1. 根據(jù)商品號(hào)查詢當(dāng)前實(shí)際庫存數(shù)量。2. 根據(jù)購入入庫單編號(hào)或銷售出庫單編號(hào)，查詢某一筆購入入庫單或銷售出庫情況。3. 根據(jù)商品號(hào)查詢某一時(shí)期內(nèi)該商品的進(jìn)銷存情況。2　庫存管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程分析根據(jù)對企業(yè)庫存管理業(yè)務(wù)流程的調(diào)查，畫出該系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖，如圖1.3所示。
采購員入庫單檢驗(yàn)員合格的入庫單保管員銷售員出庫單保管員銷售流水帳統(tǒng)計(jì)員不合格入庫單庫存臺(tái)帳
圖3　庫存管理業(yè)務(wù)流程圖
3　庫存管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程分析銷售員主管部門P庫存處理采購員 　F1　　庫存臺(tái)帳
圖4　庫存管理數(shù)據(jù)流的頂層數(shù)據(jù)流程圖 P2登記銷售流水帳P1登記購入流水帳采購員 　F2　　購入流水帳P3記庫存臺(tái)帳 銷售員 D2 　F1　庫存臺(tái)帳 　F3　銷售流水帳 D7P4制作月報(bào)表圖5　庫存管理數(shù)據(jù)流的第一層數(shù)據(jù)流程圖4　庫存管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典4.1　數(shù)據(jù)項(xiàng)的定義數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I01數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：商品代碼類型：字符型長度：3 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I02數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：商品名稱類型：字符型長度：20 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I03數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：購入單價(jià)簡述：某商品購入單價(jià)類型：數(shù)值型長度：8小數(shù)位數(shù)：2取值范圍：0－99999.99 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I04數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：售出單價(jià)簡述：某商品售出單價(jià)類型：數(shù)值型長度：8小數(shù)位數(shù)：2取值范圍：0－99999.99 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I05數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：庫存數(shù)量簡述：某種商品的庫存數(shù)量類型：數(shù)值型長度：4位整數(shù)取值范圍：0－9999 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I06數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：購入日期簡述：某種商品的購入日期類型：日期型長度：8 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I07數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：銷售日期簡述：某種商品的銷售日期類型：日期型長度：8 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I08數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：購入數(shù)量簡述：某種商品的購入數(shù)量類型：數(shù)值型長度：4位整數(shù) 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I09數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：銷售數(shù)量簡述：某種商品的銷售數(shù)量類型：數(shù)值型長度：4位整數(shù) 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I10數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：備注簡述：購入和銷售某種商品的備注信息類型：字符型長度：20 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I11數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：累計(jì)購入量簡述：某種商品每月的累計(jì)購入量類型：數(shù)值型長度：8位整數(shù) 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I12數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：累計(jì)銷售量簡述：某種商品每月的累計(jì)銷售量類型：數(shù)值型長度：8位整數(shù) 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I13數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：累計(jì)購入額簡述：某種商品每月的累計(jì)購入金額類型：數(shù)值型長度：10小數(shù)位數(shù)：2取值范圍：0－9999999.99 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I14數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：累計(jì)銷售額簡述：某種商品每月的累計(jì)銷售金額類型：數(shù)值型長度：10小數(shù)位數(shù)：2取值范圍：0－9999999.99 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I15數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：累計(jì)盈利額簡述：每月商品累計(jì)盈利額類型：數(shù)值型長度：10小數(shù)位數(shù)：2取值范圍：0－9999999.99 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I16數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：庫存結(jié)余量簡述：某商品每月庫存結(jié)余量類型：數(shù)值型長度：5位整數(shù)取值范圍：0－99999 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I17數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：庫存資金額簡述：每月庫存資金額類型：數(shù)值型長度：10小數(shù)位數(shù)：2取值范圍：0－9999999.99 數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I18數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：標(biāo)記位簡述：商品購入和銷售數(shù)據(jù)是否已更新庫存臺(tái)帳標(biāo)志，“0”表示未更新，“1”表示已更新。類型：數(shù)值型長度：1位整數(shù)取值范圍：0和1 4.2　數(shù)據(jù)流的定義數(shù)據(jù)流名稱：商品購入入庫單編號(hào)：D1簡述：采購人員填寫的商品購入入庫憑單數(shù)據(jù)流來源：采購人員數(shù)據(jù)流去向：登記商品購入流水帳處理功能數(shù)據(jù)流組成：購入日期＋入庫單編號(hào)＋商品代碼＋購入數(shù)量＋購入單價(jià)流通量：25份/每天 數(shù)據(jù)流名稱：商品銷售出庫單編號(hào)：D2簡述：銷售人員填寫的商品銷售出庫憑單數(shù)據(jù)流來源：銷售人員數(shù)據(jù)流去向：登記商品銷售流水帳處理功能數(shù)據(jù)流組成：銷售日期＋出庫單編號(hào)＋商品代碼＋銷售數(shù)量＋售出單價(jià)流通量：25份/每天 數(shù)據(jù)流名稱：月報(bào)表編號(hào)：D3簡述：商品進(jìn)銷存月報(bào)表數(shù)據(jù)流來源：制作月報(bào)表處理功能數(shù)據(jù)流去向：主管部門數(shù)據(jù)流組成：商品代碼＋商品名稱＋購入單價(jià)＋累計(jì)購入量＋累計(jì)購入額＋售出單價(jià)＋累計(jì)銷售量＋累計(jì)銷售額＋累計(jì)盈利額＋庫存結(jié)余量＋庫存資金額流通量：1份/每月 數(shù)據(jù)流名稱：入庫數(shù)據(jù)編號(hào)：D4簡述：當(dāng)日發(fā)生的各筆入庫數(shù)據(jù)及其累計(jì)匯總數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)流來源：購入流水帳數(shù)據(jù)流去向：記庫存臺(tái)帳處理功能數(shù)據(jù)流組成：商品代碼＋購入單價(jià)＋累計(jì)購入量流通量：1份/每天 數(shù)據(jù)流名稱：出庫數(shù)據(jù)編號(hào)：D5簡述：當(dāng)日發(fā)生的各筆出庫數(shù)據(jù)及其累計(jì)匯總數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)流來源：銷售流水帳數(shù)據(jù)流去向：記庫存臺(tái)帳處理功能數(shù)據(jù)流組成：商品代碼＋售出單價(jià)＋累計(jì)銷售量流通量：1份/每天 數(shù)據(jù)流名稱：出入庫數(shù)據(jù)編號(hào)：D6簡述：當(dāng)日發(fā)生的各筆出入庫數(shù)據(jù)及其累計(jì)匯總數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)流來源：記庫存臺(tái)帳處理功能數(shù)據(jù)流去向：庫存臺(tái)帳數(shù)據(jù)流組成：商品代碼＋購入單價(jià)＋累計(jì)購入量＋售出單價(jià)＋累計(jì)銷售量流通量：1份/每天 數(shù)據(jù)流名稱：庫存臺(tái)帳數(shù)據(jù)編號(hào)：D7簡述：從庫存臺(tái)帳中提取的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)流來源：庫存臺(tái)帳數(shù)據(jù)流去向：制作月報(bào)表處理功能數(shù)據(jù)流組成：商品代碼＋購入單價(jià)＋累計(jì)購入量＋售出單價(jià)＋累計(jì)銷售量＋庫存量流通量：1份/每月 4.3　數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的定義：數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名稱：庫存臺(tái)帳編號(hào)：F1簡述：記錄商品的代碼、名稱、單價(jià)和庫存等信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：商品代碼＋商品名稱＋購入單價(jià)＋累計(jì)購入量＋售出單價(jià)＋累計(jì)銷售量＋庫存數(shù)量關(guān)鍵字：商品代碼相關(guān)的處理：P3，P4 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名稱：購入流水帳編號(hào)：F2簡述：記錄購入商品的代碼、購入單價(jià)、購入日期、購入數(shù)量、購入單編號(hào)等信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：購入單編號(hào)＋購入日期＋商品代碼＋購入單價(jià)＋購入數(shù)量＋標(biāo)記位＋備注關(guān)鍵字：購入單編號(hào)相關(guān)的處理：P1，P3 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名稱：銷售流水帳編號(hào)：F3簡述：記錄銷售商品的代碼、售出單價(jià)、銷售日期、銷售數(shù)量、銷售單編號(hào)等信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：銷售單編號(hào)＋銷售日期＋商品代碼＋售出單價(jià)＋銷售數(shù)量＋標(biāo)記位＋備注關(guān)鍵字：銷售單編號(hào)相關(guān)的處理：P2，P3 4.4 處理邏輯的定義處理名：登記購入流水帳編號(hào)：P1輸入：數(shù)據(jù)流D1，來自采購員輸出：數(shù)據(jù)流D1，去向購入流水帳描述：當(dāng)一張商品購入入庫單的數(shù)據(jù)檢驗(yàn)合格，并且商品實(shí)物入庫歸位后，立即將這張入庫單上的數(shù)據(jù)登入商品購入流水帳。激發(fā)條件：商品入庫發(fā)生 處理名：登記銷售流水帳編號(hào)：P2輸入：數(shù)據(jù)流D2，來自銷售員輸出：數(shù)據(jù)流D2，去向銷售流水帳描述：每當(dāng)發(fā)生一筆銷售業(yè)務(wù)后，就將銷售人員填寫的相應(yīng)商品的出庫單登入商品銷售流水帳。激發(fā)條件：商品出庫發(fā)生 處理名：記庫存臺(tái)帳帳編號(hào)：P3輸入：數(shù)據(jù)流D4輸出：數(shù)據(jù)流D5描述：根據(jù)商品購入流水帳和商品銷售流水帳，按商品編號(hào)分別累計(jì)匯總出各種商品當(dāng)日累計(jì)購入庫量、累計(jì)銷售出庫量和實(shí)際庫存結(jié)余量等數(shù)據(jù)，并把這些累計(jì)匯總后的數(shù)據(jù)正確填入庫存臺(tái)帳中。激發(fā)條件：每個(gè)工作日結(jié)束前 處理名：制作月報(bào)表編號(hào)：P4輸入：數(shù)據(jù)流D7，來自庫存臺(tái)帳輸出：數(shù)據(jù)流D3，去向主管部門描述：根據(jù)庫存臺(tái)帳，并輔以購入流水帳和銷售流水帳，統(tǒng)計(jì)商品進(jìn)銷存月報(bào)表。激發(fā)條件：每月最后一個(gè)工作日結(jié)束前 4.5　外部實(shí)體的定義外部實(shí)體編號(hào)：S1外部實(shí)體名稱：采購員簡述：采購人員輸出的數(shù)據(jù)流：D1 外部實(shí)體編號(hào)：S2外部實(shí)體名稱：銷售員簡述：銷售人員輸出的數(shù)據(jù)流：D2 外部實(shí)體編號(hào)：S3外部實(shí)體名稱：主管部門簡述：庫存管理部門的上級(jí)主管部門輸入的數(shù)據(jù)流：D3

不定時(shí)抽查 公司制定相關(guān)制度財(cái)務(wù)能做到的只是統(tǒng)計(jì)一個(gè)數(shù)字 而想要有效控制要靠各部門的一起配合

建立實(shí)物庫存明細(xì)帳,核算進(jìn)銷存明細(xì)。

加強(qiáng)材料的出入庫管理建立維修備件的臺(tái)帳