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1.做個日常的出、入庫、維修的臺賬即流水賬2.有條件的話，建立，電腦記賬平臺。充分利用EXCEL表格，也很方便，且成本低3.做到手工帳（流水賬，臺賬）與電腦賬一致。

商品購入入庫管理的過程是，當(dāng)購入商品到貨后，負(fù)責(zé)采購工作的人員首先填寫入庫單，然后與倉庫保管員一起對購入商品進行檢驗。一是檢查商品的質(zhì)量及外表是否合格；二是核對這些待入庫的商品實物數(shù)量是否與入庫單上的數(shù)據(jù)相符；三是確定這些商品是否為首次購入的新商品，若是新商品，則在庫存臺帳中建立此商品的新賬頁，同時要在該商品的新賬中填寫該商品的商品號、商品名稱、購入單價和售出單價；三是共同核對入庫單上的商品代碼是否正確無誤。經(jīng)過全面檢驗，合格的商品要入庫歸位，同時還要根據(jù)入庫單上的數(shù)據(jù)登記商品購入流水賬。對于經(jīng)過全面檢查，認(rèn)定為不合格的商品連同不合格的購入入庫單交由采購人員處理。商品銷售出庫管理的過程是，每當(dāng)發(fā)生一筆銷售業(yè)務(wù)，銷售人員就填寫相應(yīng)商品的出庫單，倉庫保管員據(jù)此付貨，同時登記商品銷售流水帳。平均看來，該商店每天要發(fā)生二十多筆購入入庫業(yè)務(wù)，而商品的銷售業(yè)務(wù)每天多達(dá)近百筆。值得注意的是，在同一天內(nèi)，同一種商品可能發(fā)生多筆購入、售出業(yè)務(wù)。按照管理規(guī)章制度的要求，每天下班之前，統(tǒng)計分析人員還要根據(jù)商品購入流水帳和商品銷售流水帳，按商品編號分別累計匯總出各種商品當(dāng)日累計購入入庫量、累計銷售出庫量和實際庫存結(jié)余量等數(shù)據(jù)，并把這些累計匯總后的數(shù)據(jù)正確填入庫存臺帳中。3　該系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)輸出和數(shù)據(jù)存儲調(diào)查經(jīng)對庫存管理業(yè)務(wù)流程的調(diào)查分析，該系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)輸入單據(jù)為商品購入入庫單和商品銷售出庫單，其格式如下：表1.1　　　　　　　　　　商品購入入庫單格式日期入庫單編號商品號商品名稱購入單價（元）購入數(shù)量（件）備注 表1.2　　　　　　　　　　商品銷售出庫單格式日期出庫單編號商品號商品名稱售出單價（元）購入數(shù)量（件）備注 該系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲為商品庫存臺帳，同時輔以商品購入流水帳和商品銷售流水帳，其格式如下：表1.3　　　　　　　　　　商品庫存臺帳賬頁格式商品代碼　　　　　　　　　　　　　購入單價　　　　　　　　商品名稱　　　　　　　　售出單價　　　　　 日期累計購入數(shù)量（本月）累計售出數(shù)量（本月）庫存數(shù)量
表1.4　　　　　　　　　　商品購入流水帳賬頁格式商品代碼　　　　　　　　　　　商品名稱　　　　　　　　　　購入單價　　　　　日期入庫單編號購入數(shù)量備注 表1.5　　　　　　　　　　商品銷售流水帳賬頁格式商品代碼　　　　　　　　　　　商品名稱　　　　　　　　　　售出單價　　　　　日期出庫單編號銷售數(shù)量備注 該系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)輸出為商品進銷存月報表，每月月末產(chǎn)生一次，制作這份報表的主要依據(jù)是商品庫存臺帳，輔以商品購入流水帳和商品銷售流水帳。商品庫存月報表的主要欄項及各欄項之間的關(guān)系如表1.6所示。表1.6　　　　　　××××年××月商品進銷存月報表商品號商品名稱購入單價本期累計購入數(shù)量本期累計購入金額售出單價本期累計售出數(shù)量本期累計銷售金額本期盈利額庫存結(jié)余量庫存資金額備注⑴⑵⑶⑷⑸⑹⑺⑻⑼⑽⑾⑿ 其中⑸＝⑶×⑷；?、蹋舰省立?；　⑼＝⑻－⑸；　⑾＝⑶×⑽。經(jīng)營副經(jīng)理4　該系統(tǒng)中的組織機構(gòu)圖和管理職能圖
圖1　庫存管理組織機構(gòu)設(shè)置圖商品庫存管理出入庫管理統(tǒng)計分析入庫管理出庫管理生成月報表庫存臺帳管理出庫管理
圖2　庫存管理職能圖在實際管理活動中，各種各樣的查詢請求隨時都可能發(fā)生，如：1. 根據(jù)商品號查詢當(dāng)前實際庫存數(shù)量。2. 根據(jù)購入入庫單編號或銷售出庫單編號，查詢某一筆購入入庫單或銷售出庫情況。3. 根據(jù)商品號查詢某一時期內(nèi)該商品的進銷存情況。2　庫存管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程分析根據(jù)對企業(yè)庫存管理業(yè)務(wù)流程的調(diào)查，畫出該系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖，如圖1.3所示。
采購員入庫單檢驗員合格的入庫單保管員銷售員出庫單保管員銷售流水帳統(tǒng)計員不合格入庫單庫存臺帳
圖3　庫存管理業(yè)務(wù)流程圖
3　庫存管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程分析銷售員主管部門P庫存處理采購員 　F1　　庫存臺帳
圖4　庫存管理數(shù)據(jù)流的頂層數(shù)據(jù)流程圖 P2登記銷售流水帳P1登記購入流水帳采購員 　F2　　購入流水帳P3記庫存臺帳 銷售員 D2 　F1　庫存臺帳 　F3　銷售流水帳 D7P4制作月報表圖5　庫存管理數(shù)據(jù)流的第一層數(shù)據(jù)流程圖4　庫存管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典4.1　數(shù)據(jù)項的定義數(shù)據(jù)項編號：I01數(shù)據(jù)項名稱：商品代碼類型：字符型長度：3 數(shù)據(jù)項編號：I02數(shù)據(jù)項名稱：商品名稱類型：字符型長度：20 數(shù)據(jù)項編號：I03數(shù)據(jù)項名稱：購入單價簡述：某商品購入單價類型：數(shù)值型長度：8小數(shù)位數(shù)：2取值范圍：0－99999.99 數(shù)據(jù)項編號：I04數(shù)據(jù)項名稱：售出單價簡述：某商品售出單價類型：數(shù)值型長度：8小數(shù)位數(shù)：2取值范圍：0－99999.99 數(shù)據(jù)項編號：I05數(shù)據(jù)項名稱：庫存數(shù)量簡述：某種商品的庫存數(shù)量類型：數(shù)值型長度：4位整數(shù)取值范圍：0－9999 數(shù)據(jù)項編號：I06數(shù)據(jù)項名稱：購入日期簡述：某種商品的購入日期類型：日期型長度：8 數(shù)據(jù)項編號：I07數(shù)據(jù)項名稱：銷售日期簡述：某種商品的銷售日期類型：日期型長度：8 數(shù)據(jù)項編號：I08數(shù)據(jù)項名稱：購入數(shù)量簡述：某種商品的購入數(shù)量類型：數(shù)值型長度：4位整數(shù) 數(shù)據(jù)項編號：I09數(shù)據(jù)項名稱：銷售數(shù)量簡述：某種商品的銷售數(shù)量類型：數(shù)值型長度：4位整數(shù) 數(shù)據(jù)項編號：I10數(shù)據(jù)項名稱：備注簡述：購入和銷售某種商品的備注信息類型：字符型長度：20 數(shù)據(jù)項編號：I11數(shù)據(jù)項名稱：累計購入量簡述：某種商品每月的累計購入量類型：數(shù)值型長度：8位整數(shù) 數(shù)據(jù)項編號：I12數(shù)據(jù)項名稱：累計銷售量簡述：某種商品每月的累計銷售量類型：數(shù)值型長度：8位整數(shù) 數(shù)據(jù)項編號：I13數(shù)據(jù)項名稱：累計購入額簡述：某種商品每月的累計購入金額類型：數(shù)值型長度：10小數(shù)位數(shù)：2取值范圍：0－9999999.99 數(shù)據(jù)項編號：I14數(shù)據(jù)項名稱：累計銷售額簡述：某種商品每月的累計銷售金額類型：數(shù)值型長度：10小數(shù)位數(shù)：2取值范圍：0－9999999.99 數(shù)據(jù)項編號：I15數(shù)據(jù)項名稱：累計盈利額簡述：每月商品累計盈利額類型：數(shù)值型長度：10小數(shù)位數(shù)：2取值范圍：0－9999999.99 數(shù)據(jù)項編號：I16數(shù)據(jù)項名稱：庫存結(jié)余量簡述：某商品每月庫存結(jié)余量類型：數(shù)值型長度：5位整數(shù)取值范圍：0－99999 數(shù)據(jù)項編號：I17數(shù)據(jù)項名稱：庫存資金額簡述：每月庫存資金額類型：數(shù)值型長度：10小數(shù)位數(shù)：2取值范圍：0－9999999.99 數(shù)據(jù)項編號：I18數(shù)據(jù)項名稱：標(biāo)記位簡述：商品購入和銷售數(shù)據(jù)是否已更新庫存臺帳標(biāo)志，“0”表示未更新，“1”表示已更新。類型：數(shù)值型長度：1位整數(shù)取值范圍：0和1 4.2　數(shù)據(jù)流的定義數(shù)據(jù)流名稱：商品購入入庫單編號：D1簡述：采購人員填寫的商品購入入庫憑單數(shù)據(jù)流來源：采購人員數(shù)據(jù)流去向：登記商品購入流水帳處理功能數(shù)據(jù)流組成：購入日期＋入庫單編號＋商品代碼＋購入數(shù)量＋購入單價流通量：25份/每天 數(shù)據(jù)流名稱：商品銷售出庫單編號：D2簡述：銷售人員填寫的商品銷售出庫憑單數(shù)據(jù)流來源：銷售人員數(shù)據(jù)流去向：登記商品銷售流水帳處理功能數(shù)據(jù)流組成：銷售日期＋出庫單編號＋商品代碼＋銷售數(shù)量＋售出單價流通量：25份/每天 數(shù)據(jù)流名稱：月報表編號：D3簡述：商品進銷存月報表數(shù)據(jù)流來源：制作月報表處理功能數(shù)據(jù)流去向：主管部門數(shù)據(jù)流組成：商品代碼＋商品名稱＋購入單價＋累計購入量＋累計購入額＋售出單價＋累計銷售量＋累計銷售額＋累計盈利額＋庫存結(jié)余量＋庫存資金額流通量：1份/每月 數(shù)據(jù)流名稱：入庫數(shù)據(jù)編號：D4簡述：當(dāng)日發(fā)生的各筆入庫數(shù)據(jù)及其累計匯總數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)流來源：購入流水帳數(shù)據(jù)流去向：記庫存臺帳處理功能數(shù)據(jù)流組成：商品代碼＋購入單價＋累計購入量流通量：1份/每天 數(shù)據(jù)流名稱：出庫數(shù)據(jù)編號：D5簡述：當(dāng)日發(fā)生的各筆出庫數(shù)據(jù)及其累計匯總數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)流來源：銷售流水帳數(shù)據(jù)流去向：記庫存臺帳處理功能數(shù)據(jù)流組成：商品代碼＋售出單價＋累計銷售量流通量：1份/每天 數(shù)據(jù)流名稱：出入庫數(shù)據(jù)編號：D6簡述：當(dāng)日發(fā)生的各筆出入庫數(shù)據(jù)及其累計匯總數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)流來源：記庫存臺帳處理功能數(shù)據(jù)流去向：庫存臺帳數(shù)據(jù)流組成：商品代碼＋購入單價＋累計購入量＋售出單價＋累計銷售量流通量：1份/每天 數(shù)據(jù)流名稱：庫存臺帳數(shù)據(jù)編號：D7簡述：從庫存臺帳中提取的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)流來源：庫存臺帳數(shù)據(jù)流去向：制作月報表處理功能數(shù)據(jù)流組成：商品代碼＋購入單價＋累計購入量＋售出單價＋累計銷售量＋庫存量流通量：1份/每月 4.3　數(shù)據(jù)存儲的定義：數(shù)據(jù)存儲名稱：庫存臺帳編號：F1簡述：記錄商品的代碼、名稱、單價和庫存等信息數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)：商品代碼＋商品名稱＋購入單價＋累計購入量＋售出單價＋累計銷售量＋庫存數(shù)量關(guān)鍵字：商品代碼相關(guān)的處理：P3，P4 數(shù)據(jù)存儲名稱：購入流水帳編號：F2簡述：記錄購入商品的代碼、購入單價、購入日期、購入數(shù)量、購入單編號等信息數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)：購入單編號＋購入日期＋商品代碼＋購入單價＋購入數(shù)量＋標(biāo)記位＋備注關(guān)鍵字：購入單編號相關(guān)的處理：P1，P3 數(shù)據(jù)存儲名稱：銷售流水帳編號：F3簡述：記錄銷售商品的代碼、售出單價、銷售日期、銷售數(shù)量、銷售單編號等信息數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)：銷售單編號＋銷售日期＋商品代碼＋售出單價＋銷售數(shù)量＋標(biāo)記位＋備注關(guān)鍵字：銷售單編號相關(guān)的處理：P2，P3 4.4 處理邏輯的定義處理名：登記購入流水帳編號：P1輸入：數(shù)據(jù)流D1，來自采購員輸出：數(shù)據(jù)流D1，去向購入流水帳描述：當(dāng)一張商品購入入庫單的數(shù)據(jù)檢驗合格，并且商品實物入庫歸位后，立即將這張入庫單上的數(shù)據(jù)登入商品購入流水帳。激發(fā)條件：商品入庫發(fā)生 處理名：登記銷售流水帳編號：P2輸入：數(shù)據(jù)流D2，來自銷售員輸出：數(shù)據(jù)流D2，去向銷售流水帳描述：每當(dāng)發(fā)生一筆銷售業(yè)務(wù)后，就將銷售人員填寫的相應(yīng)商品的出庫單登入商品銷售流水帳。激發(fā)條件：商品出庫發(fā)生 處理名：記庫存臺帳帳編號：P3輸入：數(shù)據(jù)流D4輸出：數(shù)據(jù)流D5描述：根據(jù)商品購入流水帳和商品銷售流水帳，按商品編號分別累計匯總出各種商品當(dāng)日累計購入庫量、累計銷售出庫量和實際庫存結(jié)余量等數(shù)據(jù)，并把這些累計匯總后的數(shù)據(jù)正確填入庫存臺帳中。激發(fā)條件：每個工作日結(jié)束前 處理名：制作月報表編號：P4輸入：數(shù)據(jù)流D7，來自庫存臺帳輸出：數(shù)據(jù)流D3，去向主管部門描述：根據(jù)庫存臺帳，并輔以購入流水帳和銷售流水帳，統(tǒng)計商品進銷存月報表。激發(fā)條件：每月最后一個工作日結(jié)束前 4.5　外部實體的定義外部實體編號：S1外部實體名稱：采購員簡述：采購人員輸出的數(shù)據(jù)流：D1 外部實體編號：S2外部實體名稱：銷售員簡述：銷售人員輸出的數(shù)據(jù)流：D2 外部實體編號：S3外部實體名稱：主管部門簡述：庫存管理部門的上級主管部門輸入的數(shù)據(jù)流：D3

不定時抽查 公司制定相關(guān)制度財務(wù)能做到的只是統(tǒng)計一個數(shù)字 而想要有效控制要靠各部門的一起配合

建立實物庫存明細(xì)帳,核算進銷存明細(xì)。

加強材料的出入庫管理建立維修備件的臺帳