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、接單部分
接單工作原則上應(yīng)該成日常優(yōu)先工作環(huán)節(jié)般要求接單必須快捷、
高效第時(shí)間內(nèi)用短時(shí)間確認(rèn)業(yè)務(wù)操作性并予安排
接單人員般要求自接委托書(shū)15分鐘內(nèi)完成下三部分基本信息確認(rèn)
（注）對(duì)于部分無(wú)法短時(shí)間內(nèi)確認(rèn)信息依必須及時(shí)安排并予跟蹤根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)下環(huán)節(jié)先安排流轉(zhuǎn)跟進(jìn)處理保證下環(huán)節(jié)有序操作
1、審核客戶委托內(nèi)容和確認(rèn)客戶服務(wù)要求（客服或者接單員）
（1）接單人員必須預(yù)先審核客戶委托內(nèi)容
客戶發(fā)來(lái)訂艙單需顯示下信息限于此：
托運(yùn)人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運(yùn)港、目港/轉(zhuǎn)港、貨名、柜型柜量、
運(yùn)價(jià)條款與運(yùn)價(jià)、托運(yùn)人簽字或蓋章等
（2）接單人員必須預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要求（客服或者接單員）
普通服務(wù)要求般包括否需要：/預(yù)付訂艙、拖車(chē)/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)等
/預(yù)付訂艙確認(rèn)即對(duì)（1）內(nèi)容確認(rèn)；
對(duì)于拖車(chē)/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)服務(wù)要求必須同時(shí)確認(rèn)貨物和單證備齊時(shí)間、服務(wù)要求時(shí)間等注明客戶訂艙單上
特殊服務(wù)要求般包括否需要：普通服務(wù)外其附加服務(wù)
對(duì)于特殊服務(wù)要求必須得部門(mén)主管和/或者其相關(guān)職能核批才接受和安排
2、運(yùn)價(jià)核對(duì)、確認(rèn)（客服或者接單員）
客服人員收訂艙單必須對(duì)運(yùn)價(jià)和其服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行確認(rèn)
(1) 對(duì)來(lái)自銷(xiāo)售部業(yè)務(wù)須與銷(xiāo)售員核對(duì)運(yùn)價(jià)和其服務(wù)費(fèi)用否正確并由銷(xiāo)售員訂艙單上簽字確認(rèn)再向相應(yīng)船公司訂艙
(注) 特殊情況先口頭與銷(xiāo)售員確認(rèn), 待銷(xiāo)售員返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn)
(2) 對(duì)于公司業(yè)務(wù)須與市場(chǎng)相關(guān)人員或航線主管人員及時(shí)確認(rèn)再安排訂艙
3、艙位確認(rèn)（客服或者接單員）
根據(jù)客戶委托確認(rèn)反饋符合要求艙位
二、訂艙部分
般要求預(yù)定開(kāi)航日7天前必須安排訂艙對(duì)提前接受委托船公司應(yīng)爭(zhēng)取頭批訂艙旺季時(shí)候根據(jù)市場(chǎng)情況適當(dāng)提前；
般要求預(yù)定開(kāi)航日5工作日前完成訂艙對(duì)于該時(shí)間限制內(nèi)業(yè)務(wù)委托般要求接單日內(nèi)完成訂艙遲工作日內(nèi)完成訂艙
1、新建委托 (訂艙操作員)
訂艙操作員必須及時(shí)操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號(hào)、新建業(yè)務(wù)檔案輸入業(yè)務(wù)有
關(guān)數(shù)據(jù)輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括限于此：業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收通信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次（能）、開(kāi)航日期、起運(yùn)港、轉(zhuǎn)港、目港、箱型箱量、貨名與數(shù)量及代理（需要）等
2、訂艙過(guò)程（訂艙操作員）
訂艙過(guò)程包括下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號(hào)或提單號(hào)確認(rèn)、預(yù)配和報(bào)關(guān)艙單發(fā)送確認(rèn)、轉(zhuǎn)港代碼確認(rèn)和場(chǎng)站收據(jù)制作等任何其環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成
訂艙完畢應(yīng)及時(shí)配艙信息輸入操作系統(tǒng)輸入時(shí)應(yīng)確保準(zhǔn)確并特別注意下信息：船公司名稱、訂艙號(hào)或者海單號(hào)、船名航次、開(kāi)船日期、箱型箱量及運(yùn)費(fèi)/運(yùn)輸條款等內(nèi)容核對(duì)
3、艙位通知 （訂艙操作員）
無(wú)論否需要我司代提供當(dāng)?shù)馗黜?xiàng)服務(wù)業(yè)務(wù)訂艙確認(rèn)單或者配船通知單等都必須第時(shí)間通知客戶確保上面訂艙號(hào)與船名航次要清晰、準(zhǔn)確免造成混淆
有問(wèn)題積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問(wèn)題
三、拖車(chē)/內(nèi)裝（調(diào)度）
客戶委托拖車(chē)、內(nèi)裝和/或者報(bào)關(guān)等要求必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和
市場(chǎng)環(huán)境等情況予預(yù)先審核對(duì)于存隱患合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險(xiǎn)
1、拖車(chē)安排
(1) 得相關(guān)銷(xiāo)售或者客服確認(rèn)方能安排
(2) 根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況前瞻判斷合適拖車(chē)時(shí)間時(shí)間；同客戶具體情況有沖突必須同客戶友好協(xié)商并告知能風(fēng)險(xiǎn)
(3) 安排拖車(chē)前根據(jù)前期約定拖車(chē)服務(wù)時(shí)間要求提前2工作日與客戶再次聯(lián)系確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn)
(4) 同客戶確認(rèn)時(shí)間要求同工作日及時(shí)把信息通知拖車(chē)行進(jìn)行服務(wù)要求
預(yù)約
(5) 向拖車(chē)行委托時(shí)間般遲必須提供拖車(chē)服務(wù)時(shí)間前工作日午之前并當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排（包括拖車(chē)行否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)確認(rèn)已經(jīng)空箱狀況確認(rèn)）；
對(duì)于特種箱業(yè)務(wù)必須同船公司確認(rèn)空箱狀況必要情況下通知船公司提箱時(shí)間
(6) 安排拖車(chē)時(shí)需向拖車(chē)行發(fā)出書(shū)面委托清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、轉(zhuǎn)港代碼、目地等）、裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電、協(xié)議費(fèi)用等
(7) 必要情況下應(yīng)要求拖車(chē)行提供司機(jī)姓名手機(jī)號(hào)碼、柜號(hào)并報(bào)給工廠
(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港
(9) 其注意事項(xiàng)
船公司免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜進(jìn)場(chǎng)避免發(fā)生額外費(fèi)用若有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用需立即通知客戶要求其書(shū)面確認(rèn)并登記
對(duì)于客戶業(yè)務(wù)退關(guān)需要確認(rèn)否發(fā)生安排拖車(chē)前期費(fèi)用若有發(fā)生預(yù)配打單費(fèi)等需立即通知客戶要求其書(shū)面確認(rèn)并登記
2、內(nèi)裝安排
(1) 得相關(guān)銷(xiāo)售或者客服確認(rèn)方能安排
（2）根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況前瞻判斷合適裝箱時(shí)間同客戶具體情況有沖突必須同客戶協(xié)商并告知能風(fēng)險(xiǎn)
(3) 根據(jù)前期約定貨時(shí)間提前1工作日與客戶再次核實(shí)送貨時(shí)間和預(yù)計(jì)達(dá)時(shí)間
(4) 向倉(cāng)庫(kù)做內(nèi)裝委托需向倉(cāng)庫(kù)發(fā)出書(shū)面委托
清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、轉(zhuǎn)港代碼、目地等）、裝柜時(shí)間、貨物數(shù)據(jù)（包括件數(shù)、毛重、體積）、 協(xié)議費(fèi)用等
(5) 向倉(cāng)庫(kù)委托時(shí)間般遲必須預(yù)約貨物裝箱時(shí)間前工作日午之前并當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排（包括倉(cāng)庫(kù)否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)確認(rèn)、空箱狀況確認(rèn)）
(6) 向倉(cāng)庫(kù)委托時(shí)必要情況下應(yīng)注明提空柜時(shí)間要求
(7) 跟蹤貨物情況
(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港
四、報(bào)關(guān)部分（操作員）
(1) 得相關(guān)銷(xiāo)售或者客服確認(rèn)方能安排
(2) 根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況前瞻判斷合適報(bào)關(guān)時(shí)間同客戶具體情況有沖突必須同客戶友好協(xié)商并告知能風(fēng)險(xiǎn)
(3) 遲同客戶約定報(bào)關(guān)日期前工作日再次同客戶確認(rèn)報(bào)關(guān)資料發(fā)送情況
(4) 收?qǐng)?bào)關(guān)資料第時(shí)間對(duì)報(bào)關(guān)資料進(jìn)行預(yù)審有問(wèn)題立即處理
(5) 約定報(bào)關(guān)日期前工作日下班前把完整報(bào)關(guān)資料送報(bào)關(guān)行
(6) 對(duì)于報(bào)關(guān)資料要求復(fù)印留底；對(duì)于重要報(bào)關(guān)資料核銷(xiāo)單等必須做登
記
(7) 跟蹤反饋報(bào)關(guān)結(jié)
五、文件部分
1、提單確認(rèn) (文件員)
(1) 提單確認(rèn)件膳制和發(fā)送
提單確認(rèn)件膳制和發(fā)送要及時(shí)般預(yù)定開(kāi)航日2工作日前必須發(fā)送
(2) 催促提單確認(rèn)件
般預(yù)定開(kāi)航日前工作日必須從客戶獲取完整、正確提單確認(rèn)件

具體有10個(gè)流程……一般貨代你書(shū)上都有的！